Kaifu-Nordland eG: Effizienz im Alltag maximiert.

Über das Unternehmen

Die KAIFU ist eine moderne Hamburger Wohnungsgenossenschaft mit rund 75 Mitarbeitenden. Gegründet im Jahr 1921, verwaltet die KAIFU heute einen umfangreichen Wohnungsbestand in begehrten Hamburger Lagen wie Eimsbüttel und Winterhude. Das genossenschaftliche Modell zielt auf die sozial verantwortbare Versorgung mit Wohnraum sowie die Stärkung von Nachbarschaften ab; erwirtschaftete Überschüsse werden größtenteils in den Bestand reinvestiert.

Ausgangssituation / Challenge

Die Wohnungswirtschaft reagiert im Vergleich zu anderen Branchen häufig zeitverzögert auf digitale Innovationen. Bei der KAIFU bestand bereits eine hohe Grundmotivation und Neugier gegenüber Künstlicher Intelligenz – gleichzeitig waren die Vorkenntnisse im Team sehr unterschiedlich ausgeprägt. Ziel war es daher, Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen – von der Vermietung über die Technik bis hin zum Rechnungswesen – zu befähigen, KITools sicher und wertschöpfend im Arbeitsalltag einzusetzen.

Die Lösung von snipKI

Um diese Lücke zu schließen, implementierte snipKI den „ KI-Führerschein “, ein achtwöchiges hybrides Lernprogramm. Das Format kombinierte vier intensive zweistündige Live-Module zur Wissensvermittlung mit vier begleitenden Consulting-Sessions zur Vertiefung. Ein besonderer Fokus lag auf den sogenannten Mikroaufgaben: Jede teilnehmende Person erhielt individuell auf ihren Fachbereich und ihre Rolle zugeschnittene Praxisaufgaben, um das Gelernte sofort am eigenen Schreibtisch anzuwenden. Die Zusammenarbeit erfolgte dabei über eine moderne Tool-Landschaft aus Slack und Notion, während als primäres KI-Werkzeug der Microsoft Copilot im Zentrum stand, um höchste Datenschutzstandards innerhalb der Microsoft-365-Umgebung des Kunden zu gewährleisten.

Implementierung im Alltag

Die Teilnehmenden von Kaifu-Nordland identifizierten und implementierten innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von konkreten Use Cases, die den Arbeitsalltag massiv entlasten:

Automatisierte Mietprüfung: Entwicklung einer App zur Berechnung von Bürgschaftsnotwendigkeiten basierend auf Haushaltseinkommen und Personenzahl, was den manuellen Abgleich von Listen ersetzt.

Wissens- und Onboarding-Agenten: Aufbau von Agents, die interne Listen, Zuständigkeiten sowie Hintergrundwissen und wiederkehrende Fragestellungen nutzen. Dadurch können Mitarbeitende an ihren Arbeitsplätzen – insbesondere beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen – schneller und gezielter agieren sowie Standards und aktuelles Unternehmenswissen sicherstellen.

Intelligente Korrespondenz: Nutzung von Copilot in Outlook zur Erstellung von E-Mail Antworten in Sekunden, basierend auf Kontext und Verlauf.

Vertrags- und Datenanalyse: Vergleich umfangreicher Vertragsversionen (z.B. Kaufverträge) zur Identifikation von Änderungen sowie komplexe Datenformatierungen in Excel.

Visuelle Kommunikation: Einsatz von KI-Bildbearbeitung (z.B. Adobe Firefly), um störende Elemente aus Fotos für die Außenkommunikation zu entfernen.

Ergebnisse

Die Ergebnisse des KIFührerscheins bei der KAIFU sind sowohl qualitativ als auch quantitativ spürbar. Besonders in der Korrespondenz wurde eine deutliche Zeitersparnis erzielt. Durch die Umstellung auf Spracheingaben in Kombination mit KIgestützter Strukturierung konnte der Zeitaufwand für schriftliche Aufgaben zusätzlich reduziert werden. Über die Zeitersparnis hinaus führte das Programm zu einem klaren Motivationsschub und zu einem „AI-First“-Mindset in Teilen der Belegschaft. Der Erfolg war so nachhaltig, dass die KAIFU bereits weitere Kurse plant, um KI im Unternehmen dauerhaft zu implementieren und zusätzlich über RefresherFormate nachdenkt, um mit der rasanten technologischen Entwicklung Schritt zu halten.