RBS+PWW: Wie KI den Angebotsprozess revolutioniert hat.

Über das Unternehmen

RBS+PWW ist ein technischer Dienstleister der Immobilienwirtschaft mit Standorten in Darmstadt und Berlin. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Das Unternehmen ist seit 50 Jahren spezialisiert auf die Prüfung elektrischer Anlagen und Blitzschutzsysteme – mit dem Schwerpunkt auf gewerblichen Immobilien, darunter Büro- und Logistikgebäude, Industrie- und Produktionsstätten, Wohnungswirtschaft, Verkehrsinfrastruktur sowie Einrichtungen im Gesundheitswesen. Die Organisation ist geprägt von erfahrenen Fachkräften, die seit vielen Jahren im Markt aktiv sind. Gleichzeitig wächst das Team stetig weiter und integriert neue Kolleginnen und Kollegen in komplexe Prozesse.

Ausgangssituation / Challenge

Vor dem KI-Führerschein stand RBS+PWW vor mehreren typischen Herausforderungen eines technischen Mittelständlers:

Angebotskalkulationen waren komplex, wissensintensiv und stark erfahrungsgetrieben

Normenrecherchen erforderten zeitaufwändiges Durcharbeiten hunderter Seiten technischer Regelwerke

Kommunikation, insbesondere im Vertrieb und HR, kostete viel Zeit, vor allem bei wiederkehrenden Formulierungen

Gleichzeitig entstand intern das Gefühl, bei der rasanten Entwicklung von KI-Tools „hinterherzulaufen“

Wie ein Teilnehmer es formulierte, wurde KI zwar punktuell genutzt, aber eher an der Oberfläche. Es fehlte Struktur, Kompetenz, Klarheit über Anwendungsfälle und das Bewusstsein, wie man aus einem allgemeinen Tool ein konkretes Arbeitsinstrument gestalten kann.

Die Lösung von snipKI

Mit dem KI-Führerschein von snipKI erhielt RBS+PWW einen strukturierten Rahmen, um KI zu entwickeln und systematisch in den Arbeitsalltag zu integrieren. Der KI-Führerschein wurde maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden und Teams entwickelt, mit dem klaren Ziel, KI nicht nur zu erklären, sondern Perspektiven zu eröffnen, um sinnvolle und nutzbare KI Anwendungen für den Arbeitsalltag zu entwickeln.

Statt Tool-Hopping oder isolierter Experimente lag der Fokus auf drei zentralen Elementen:

Verstehen der Modelle und ihrer Stärken

Sauberes Prompting und Kontextarbeit

Entwicklung konkreter, unternehmensinterner Use Cases

Besonders entscheidend war der Perspektivwechsel: KI wurde nicht mehr als Spielerei oder reine Textmaschine betrachtet, sondern als Sparringspartner, Assistent und in manchen Fällen sogar als „Mitentwickler“ interner Lösungen.

Der Bonus-Workshop diente dabei als Plattform für Erfahrungsaustausch. Mitarbeitende aus Vertrieb, Technik und HR präsentierten eigene Anwendungen, von Angebotsassistenten bis zu HR-GPTs. Dieser abteilungsübergreifende Dialog verstärkte die Dynamik im Unternehmen erheblich.

Implementierung im Alltag

KI wird nicht punktuell genutzt, sondern direkt in zentrale Prozesse integriert – von Angebotskalkulation über Normenrecherche bis hin zur internen und externen Kommunikation. Besonders spürbar ist der Effekt dort, wo zuvor viel manuelle Recherche, Abstimmung oder Formulierungsarbeit nötig war. Viele Aufgaben, die früher zeitintensiv oder stark erfahrungsabhängig waren, lassen sich heute strukturiert vorbereiten, beschleunigen und konsistenter umsetzen. Statt isolierter Experimente entstanden konkrete, wiederverwendbare Lösungen für unterschiedliche Abteilungen.

Zentrale Anwendungen:

Interaktiver Angebotsassistent zur strukturierten Kalkulation komplexer Leistungen

Automatisierte Normenabfrage mit direkten Verweisen auf relevante Paragraphen

GPT-gestützte Aufbereitung von Prüfberichten in verständliche Kundenmails

HR-GPT als Sparringspartner für Bewerberkommunikation und Formulierungen, arbeitsrechtliche Vorbereitungen, Employer Branding

Nutzung von KI für Recherche, Strukturierung und Zusammenfassungen im Tagesgeschäft

Die Tools wurden nicht nur getestet, sondern in echte Prozesse eingebunden. Besonders im Vertrieb und HR entstanden individuelle GPTs mit hinterlegtem Unternehmenskontext. Wissen wird dadurch systematisiert und für neue Mitarbeitende leichter zugänglich. In der Praxis bedeutet das vor allem eine deutliche Zeitersparnis, konsistentere Qualität und mehr Handlungsspielraum im Arbeitsalltag. Mitarbeitende greifen heute selbstverständlich auf KI zurück, um Informationen schneller aufzubereiten, Entscheidungen vorzubereiten und Kommunikationsaufwand zu reduzieren. Die Technologie ist damit vom Experiment zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit geworden.

Ergebnisse

Die Einführung von KI zeigt klare Auswirkungen auf Effizienz, Qualität und Denkweise im Unternehmen. Spürbare Effekte: – Deutlich verkürzte Durchlaufzeiten bei Angeboten und Recherchen – Reduzierung manueller Normenprüfung auf reine Verifikation – Entlastung bei wiederkehrender Kommunikationsarbeit – Höhere Konsistenz und Professionalität in der externen Kommunikation – Mehr Sicherheit im Umgang mit sensiblen oder rechtlich relevanten Formulierungen – Stärkeres Bewusstsein für strukturiertes Prompting und Kontextarbeit – Entwicklung einer innovationsorientierten Denkhaltung im Team

Während die Implementierung zeigt, wie KI genutzt wird, belegen die Ergebnisse, welchen Unterschied sie macht: weniger operative Reibung, mehr Klarheit in der Kommunikation und ein wachsendes Selbstverständnis, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln.