Swagelok Düsseldorf: Wie KI-First zum neuen Standard wurde.

Über das Unternehmen

Swagelok Düsseldorf ist ein spezialisierter Anbieter für hochwertige Fluidsystem-Komponenten und individuelle Systemlösungen in Nordrhein-Westfalen. Als autorisiertes Swagelok Vertriebs- und Servicezentrum unterstützt, das Unternehmen Kunden aus anspruchsvollen Branchen wie Chemie, Energie, Forschung und Industrie.

Dabei geht das Leistungsspektrum weit über die Bereitstellung einzelner Komponenten hinaus: Swagelok Düsseldorf verbindet technische Fachberatung, Systemauslegung und Engineering- Kompetenz mit projektbezogener Umsetzung und Serviceleistungen.

Ein interdisziplinäres Team aus Vertrieb, Technik, Operations und Marketing begleitet Projekte ganzheitlich – von der ersten Analyse über die Auswahl geeigneter Komponenten bis hin zur erfolgreichen Implementierung vor Ort.

Ausgangssituation / Challenge

Das Unternehmen erkannte früh das Potenzial von KI für effizientere Arbeitsprozesse, schnellere Recherche und bessere interne Zusammenarbeit. Gleichzeitig fehlte ein strukturierter Rahmen, um Mitarbeitende systematisch zu schulen und KI sinnvoll im Alltag zu verankern.

Viele Teams nutzten KI-Tools bereits vereinzelt. Das Wissen war jedoch unterschiedlich ausgeprägt und stark von einzelnen Personen abhängig. Ziel war es daher, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, konkrete Anwendungsfälle zu identifizieren und die Belegschaft zu befähigen, KI produktiv und verantwortungsvoll einzusetzen.

Zusätzlich standen Themen wie Datenschutz, rechtliche Rahmenbedingungen und der EU-AI-Act im Raum. Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass der Einsatz von KI nicht nur effizient, sondern auch regelkonform erfolgt.

Die Lösung von snipKI

Swagelok Düsseldorf entschied sich für den KI-Führerschein von snipKI als strukturiertes Trainingsprogramm für das gesamte Team. In mehreren Modulen wurden die Teilnehmenden schrittweise an den praktischen Einsatz von KI herangeführt.

Im Fokus standen unter anderem

Grundlagen von KI-Systemen und Prompting

Effiziente Nutzung von Text-, Bild- und Analyse-Tools

Aufbau eigener GPT-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben

Datenanalyse und Recherche

Automatisierungspotenziale

Rechtliche und regulatorische Aspekte

Alle im KI-Führerschein vermittelten Inhalte, Use Cases und Aufgaben wurden gezielt auf die jeweiligen Rollen, Teams und Arbeitsprozesse zugeschnitten, sodass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die erlernten Anwendungen unmittelbar im eigenen Arbeitsalltag einsetzen und weiterentwickeln konnte.

Implementierung im Alltag

Nach Abschluss des Programms wurde KI schrittweise in den Arbeitsalltag integriert. Mitarbeitende begannen, KI gezielt als Assistenzsystem zu nutzen und eigene Lösungen zu entwickeln.

Beispiele für konkrete Anwendungsfälle

Schnellere Recherche zu Lieferanten und technischen Komponenten

Unterstützung bei Strategie- und Konzeptarbeit

Erstellung und Optimierung von E-Mails, Angeboten und Texten

Analyse von Daten und Auswertungen

Entwicklung eigener GPT-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben

Nutzung von KI für Präsentations- und Workshop-Vorbereitung

Strukturierung von Informationen und Dokumenten

Ideengenerierung und Brainstorming

Mehrere Mitarbeitende bauten interne GPTs für ihre Teams und teilten Use Cases untereinander. Dadurch entstand eine kollaborative Lernkultur rund um KI.

Ergebnisse

Der KI-Führerschein führte spürbar zu effizienteren Arbeitsprozessen und einer veränderten Denkweise im Unternehmen. Mitarbeitende berichten, dass sie Aufgaben heute deutlich schneller strukturieren und umsetzen können.

Prozesse wie Strategiearbeit und Konzeption können durch den Führerschein nun signifikant beschleunigt werden. Gleichzeitig hat sich die Haltung im Unternehmen verändert. Viele Mitarbeitende denken inzwischen „KI-first“ und prüfen aktiv, wo Prozesse automatisiert oder unterstützt werden können.

Die Kombination aus Training, praktischer Anwendung und zusätzlicher KI-VO-Schulung hat dazu beigetragen, dass KI nicht nur punktuell genutzt wird, sondern strukturell im Unternehmen verankert ist.